Pactios handelsbetingelser

1.1Disse handelsbetingelser gælder for aftalen mellem Pactio (herefter «Pactio», «vi» eller «os») og den erhvervsdrivende kunde (herefter «Kunden» eller «I»), der opretter og anvender Pactio-platformen.

1.2Pactio er en B2B-tjeneste. Aftale kan alene indgås af en virksomhed med et gyldigt dansk CVR-nummer. Pactio er ikke rettet mod forbrugere, og forbrugerbeskyttende regler finder ikke anvendelse.

1.3Ved oprettelse bekræfter den, der handler på Kundens vegne, at vedkommende er bemyndiget til at forpligte Kunden.

1.4Pactio leverer et HR- og compliance-system. Pactio yder ikke juridisk rådgivning, og intet i tjenesten eller i den tilknyttede support udgør et juridisk tilsagn om udfaldet af en konkret personalesag.

2.1Pactio udbydes som løbende abonnement i følgende planer:

2.2Alle priser er angivet ekskl. moms.

2.3Prisen for en plan består af en fast basispris (platformen) plus en pris pr. aktiv medarbejder (jf. § 3) fra og med den første medarbejder. Der er ingen inkluderede medarbejder-blokke og ingen trin/knæk i pr.-medarbejder-prisen.

2.4For Pactio Care beregnes basisprisen pr. tilbud, hvor «et tilbud» defineres som én godkendelsesenhed hos Socialtilsynet. En kæde med flere tilbud betaler basispris pr. tilbud.

2.5Afregning sker månedligt bagud efter det faktiske antal aktive medarbejdere i måneden. Der er ingen årsrabat og ingen forudbetaling. Abonnementet ankres til den 1. i måneden; første periode kan blive forholdsmæssigt beregnet (proration) fra oprettelsesdatoen frem til den 1.

2.6Fakturakunder (herunder EAN-/offentligt tilknyttede kunder, typisk i Care) kan mod aftale få tilsendt faktura kvartalsvis eller årligt som ren betalingsteknik. Prisen er den samme som ved månedlig afregning.

2.7Ingen binding. Abonnementet løber, indtil det opsiges (jf. § 8).

2.8De til enhver tid gældende priser fremgår af pactio.dk. Ved prisændringer henvises til § 4 (prisindeksering) og § 6 (præcisering af metrik-definitionen).

Denne paragraf gengiver metrik-regelsættet og danner grundlag for beregningen af pris pr. medarbejder.

3.1Aktiv medarbejder. En medarbejder tæller som aktiv i en given måned, hvis medarbejderens ansættelsesforhold er aktivt den 1. i måneden. En fratrædelse midt i måneden medregnes i den indeværende måned og ikke i den følgende.

3.2Orlov. Medarbejdere på orlov (herunder barsel m.v.) tæller med, da data, frister og dokumentation fortsat vedligeholdes for disse medarbejdere.

3.3Tilkaldevikarer. En tilkaldevikar tæller kun i måneder med mindst én vagt. En vikar, der er registreret, men ikke har haft vagter i måneden, medregnes ikke i den pågældende måned. (I Pactio Care tælles en vikar, der deles på tværs af flere tilbud, hos det tilbud, hvor månedens vagter overvejende ligger, og aldrig dobbelt.)

3.4Anti-omgåelse (60-dages-efterfakturering). Deaktiveres en medarbejder og genaktiveres inden for 60 dage, efterfaktureres de mellemliggende måneder til pr.-medarbejder-prisen. Reglen forhindrer, at en medarbejder midlertidigt fjernes alene for at undgå betaling.

3.5Metrikken er selvhåndhævende: en medarbejder skal være registreret i systemet for at have kontrakt, vagter og tidsregistrering.

4.1Pactio kan én gang årligt regulere basispris og pris pr. medarbejder med udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks plus op til 3 procentpoint.

4.2En prisregulering varsles med rimeligt varsel forud for ikrafttræden via e-mail til Kundens administrator og/eller i platformen.

4.3Regulering efter denne paragraf berettiger ikke til ekstraordinær opsigelse ud over den almindelige opsigelsesret i § 8.

5.1Planerne omfatter ubegrænset brug af digital underskrift og AI-funktioner inden for rammerne af normal HR-drift for en virksomhed af Kundens størrelse og art. Underskrift med MitID indgår ikke i planerne, men kan tilkøbes som tillægsmodul til enhver plan. Pris og vilkår for tillægsmodulet fremgår ved bestilling.

5.2Ved ekstraordinært eller atypisk højt forbrug, der væsentligt overstiger normal HR-drift, forbeholder Pactio sig ret til at rette henvendelse med henblik på dialog om forbruget og eventuel regulering af vilkår eller pris.

5.3Fair use-klausulen er ikke en volumenbegrænsning i almindelig drift, men et værn mod misbrug og mod forbrug, der ikke står i rimeligt forhold til det aftalte.

6.1Pactio kan præcisere definitionen af «aktiv medarbejder» (§ 3) med 30 dages varsel til Kundens administrator, hvis det er nødvendigt af hensyn til klarhed, driftssikkerhed eller ændret praksis.

6.2En præcisering, der medfører en væsentlig forringelse for Kunden, berettiger Kunden til at opsige abonnementet efter § 8 med virkning fra præciseringens ikrafttræden.

7.1Betaling opkræves via det betalingskort eller den faktura-aftale, Kunden har oplyst. Kunden er ansvarlig for, at betalingsoplysningerne er gyldige.

7.2Ved manglende betaling følges et rykkerforløb:

• Dag 7: første rykker sendes.
• Dag 14: anden rykker sendes.
• Dag 21: abonnementet nedgraderes til læseadgang (Arkiv-tilstand), indtil betaling er sket. Kunden bevarer i denne tilstand adgang til at læse og eksportere sine data, men kan ikke oprette, uploade eller underskrive.

7.3Rykkergebyrer og renter ved for sen betaling fastsættes i overensstemmelse med rentelovens regler for erhvervsforhold.

7.4Genoptages betalingen, genåbnes adgangen. Er abonnementet nedgraderet til Arkiv som følge af manglende betaling, kan tilbageførsel til den oprindelige plan kræve fornyet aktivering.

8.1Opsigelse. Kunden kan til enhver tid opsige abonnementet med virkning fra udgangen af den indeværende betalingsperiode (opsigelsen registreres som «udløber ved periodens udgang»). Der er ingen bindingsperiode.

8.2Der ydes ingen refusion for den indeværende, allerede påbegyndte måned.

8.3Arkiv-adgang. I stedet for fuld opsigelse kan Kunden vælge Arkiv-adgang til 249 kr/md (ekskl. moms): 100 % læseadgang til hele dokumentarkivet uden mulighed for at oprette, uploade eller underskrive og uden nye medarbejdere. Arkiv-adgang tilbydes via opsigelsesflowet og forudsætter mindst 6 måneders forudgående abonnement.

8.4Pause. Samme vilkår og pris (249 kr/md) kan benyttes som midlertidig pause, fx for sæsonlukkede virksomheder, med genoptagelse af fuldt abonnement senere.

9.1Databehandling. Pactio behandler personoplysninger på Kundens vegne som databehandler. Vilkårene herfor fremgår af den databehandleraftale, der indgås som en del af aftaleforholdet.

9.2Dataeksport. Kunden har til enhver tid ret til gratis at eksportere sine data (dokumenter som PDF og stamdata/timer som CSV) via funktionen «Eksportér alt» i platformen.

9.3Sletning efter ophør. Efter abonnementets ophør slettes Kundens data efter en nærmere fastsat frist, medmindre andet følger af lovgivning eller aftale (herunder samspil med tidsregistreringslovens 5-årige opbevaringspligt).

10.1Pactio er ikke ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, avancetab, tab af data eller tab som følge af Kundens brug af eller manglende adgang til tjenesten.

10.2Pactios samlede erstatningsansvar er under alle omstændigheder begrænset til et beløb svarende til de seneste 12 måneders vederlag betalt af Kunden.

10.3Pactio yder ikke juridisk rådgivning, og Pactio er ikke ansvarlig for udfaldet af Kundens personalesager eller for Kundens overholdelse af lovgivning. Ansvaret for korrekt anvendelse af de genererede dokumenter og for overholdelse af gældende regler påhviler Kunden.

11.1Pactio tilbyder én gratis ansættelseskontrakt pr. CVR-nummer som introduktion.

11.2Tilbuddet gælder maksimalt én gang pr. CVR-nummer nogensinde og kræver en verificeret firma-e-mail. Kontrakten leveres som PDF — på e-mail og til download — og uden signeringsrunde. Ønsker I at underskrive dokumentet digitalt, sker det i Pactio efter oprettelse af en profil.

11.3Den gratis kontrakt dækker standardsituationer. Der ydes ingen rådgivning i tilknytning til den gratis kontrakt, og Pactio påtager sig intet ansvar for kontraktens egnethed i den konkrete situation.

12.1Pactio kan ændre disse handelsbetingelser med rimeligt varsel. Væsentlige ændringer, der forringer Kundens stilling, berettiger Kunden til at opsige efter § 8.