Dokumentation på botilbud: hvad, hvorfor og hvor meget (2026)

Et botilbud skal kunne dokumentere tre ting: hvad kommunen har bestilt for borgeren, hvad I gør i hverdagen for at nå målene, og hvad det fører til. Dertil kommer en række faste pligter: registrering af magtanvendelser, sundhedsfaglig journalføring, oplysninger til socialtilsynet og dokumentation af personale og kompetencer. Alt andet er som udgangspunkt frivilligt – og kan med fordel skæres væk, hvis det ikke bruges.

Denne guide gennemgår kravene område for område, forklarer hvor de kommer fra, og giver dig en tjekliste, du kan bruge til at rydde op i jeres egen dokumentationspraksis. Tonen er bevidst rolig: socialtilsynet er en samarbejdspart, og god dokumentation er først og fremmest et fagligt redskab for jer selv og borgeren.

Hvad skal et botilbud dokumentere?

Der findes ikke én lov, der opremser al dokumentation på et botilbud. Kravene kommer fra flere steder: serviceloven, lov om socialtilsyn og socialtilsynenes kvalitetsmodel, sundhedslovgivningen (når I udfører sundhedsfaglige opgaver), databeskyttelsesreglerne og arbejdsmiljøreglerne. Tabellen samler det vigtigste.

Hvorfor dokumentation betyder noget – for borgeren først

Det er let at opleve dokumentation som noget, man gør for tilsynet. Men det primære formål er borgeren. God dokumentation sikrer, at den kollega, der møder ind i aften, ved hvad der virkede i morges. Den gør det muligt at se, om indsatsen faktisk flytter noget, og at justere, når den ikke gør. Og den beskytter borgerens retssikkerhed, fordi indgreb, aftaler og beslutninger kan efterprøves.

• Kontinuitet: vagtskifte og vikarer kan overtage uden at starte forfra.
• Faglig læring: mønstre bliver synlige, når notater kan læses på tværs af uger og måneder.
• Samarbejde med kommunen: statusnotater og opfølgning bygger på det, I har skrevet ned.
• Retssikkerhed: borgeren har ret til at vide, hvad der står om vedkommende, og magtanvendelser skal kunne kontrolleres.
• Tilsyn: socialtilsynet vurderer blandt andet ud fra pædagogiske planer, handleplaner og dagbogsnotater.

Hvor meget dokumentation er nok?

Der er ikke fastsat en bestemt mængde i loven. Det bedste pejlemærke er formålet: kan en kollega, kommunen og tilsynet følge sammenhængen fra bestilling til resultat? Kan I ikke det, mangler der noget. Kan I det, og skriver I alligevel meget mere, kan I sandsynligvis skære ned.

Databeskyttelsesreglerne trækker i samme retning. Princippet om dataminimering betyder, at I kun skal registrere det, der er nødvendigt for formålet. Et notat, der ikke bruges til noget, er både spildt tid og en unødvendig personoplysning.

Sådan læser socialtilsynet jeres dokumentation i 2026

Med lovændringen, der trådte i kraft 1. januar 2026, er socialtilsynet blevet mere risikobaseret. Det lovpligtige årlige tilsynsbesøg er bortfaldet – i stedet skal et tilbud have besøg mindst hvert tredje år – besøg planlægges ud fra en fælles risikomodel, og udgangspunktet er uanmeldte besøg. Kvalitetsmodellen er samtidig gjort smallere: fem temaer, færre kriterier og en binær vurdering – hvert kvalitetskriterium er enten opfyldt eller ikke opfyldt.

Under hvert kriterium ligger kvalitetsmarkører, som tilsynet vurderer som til stede eller ikke til stede. Markøren ‘Tilbuddet arbejder relevant med resultatdokumentation’ undersøges blandt andet ved dokumentanalyse af pædagogiske udviklingsplaner, handleplaner og dagbogsnotater. Tilsynet ser efter, om der er sammenhæng mellem kommunens bestilling og jeres indsats, om der er systematik i den daglige indsats, og om borgerne inddrages i at formulere og justere deres mål.

• Tema 1 – Målgruppe, metoder og resultater: målgruppebeskrivelse, metoder i praksis, resultatdokumentation, samarbejde med eksterne.
• Tema 2 – Sundhed og trivsel: selv- og medbestemmelse, sundhed, forebyggelse af magtanvendelse samt vold og overgreb. Viden fra magtanvendelser skal dokumenteres og bruges til læring.
• Tema 3 – Organisation og ledelse: ledelse og bestyrelse, normering, arbejdsplaner, brug af ikke-fastansatte.
• Tema 4 – Kompetencer: medarbejderoversigt og kompetenceudviklingsplan holdt op mod målgruppens behov.
• Tema 5 – Fysiske rammer: observeres primært på stedet.
• Økonomi vurderes som selvstændigt tema efter lov om socialtilsyn, men er ikke en del af selve kvalitetsmodellen.

Hvis tilsynet kommer i tvivl om kvaliteten, flyttes tilbuddet til gul risikokategori, og undersøgelsen udvides. Det er ikke en straf, men et signal om, at der skal mere materiale på bordet. Læs mere om selve besøget i guiden om tilsynsbesøg på botilbud og om modellen i socialtilsynets kvalitetsmodel.

Særlige krav: magtanvendelse og sundhedsfaglig dokumentation

Magtanvendelse

Reglerne om magtanvendelse gælder voksne med betydelig og varigt nedsat psykisk funktionsevne. De indgreb, loven kræver registreret – fx fastholdelse – skal registreres af det personale, der har foretaget indgrebet, og indberettes til personalelederen (serviceloven § 135 a). Lederen skal sørge for, at indberetningerne sendes videre til kommunalbestyrelsen i borgerens handlekommune og til den kommune, der fører det driftsorienterede tilsyn (i praksis socialtilsynet). Lederen skal desuden jævnligt orientere pårørende, fremtidsfuldmægtig, værge eller anden repræsentant om indgreb; pårørende skal dog ikke orienteres, hvis borgeren frabeder sig det og selv kan klage. Gældende regler og skemaer er beskrevet i guiden om magtanvendelse over for voksne.

Sundhedsfaglige opgaver

Udfører I sundhedsfaglige opgaver – typisk medicinhåndtering, pleje eller observationer – er I et behandlingssted i Styrelsen for Patientsikkerheds forstand og kan få sundhedsfagligt tilsyn. Styrelsen forventer, at ledelsen har skriftlige instrukser om blandt andet medicinhåndtering og journalføring, og at den sundhedsfaglige virksomhed føres i en journal, der er ordnet og tilgængelig, også selv om I ellers bruger et socialfagligt system. For autoriserede sundhedspersoner gælder journalføringsbekendtgørelsen. Den fastsætter blandt andet, at patientjournaler skal opbevares i mindst 5 år fra seneste optegnelse – og i mindst 10 år, hvis fx læger skriver i samme journal. Se guiden om medicinhåndtering på botilbud.

Typiske faldgruber

1. Mål uden spor i hverdagen. Den pædagogiske plan har fine mål, men dagbogsnotaterne handler om noget andet. Tilsynet leder netop efter sammenhængen.
2. Bestillingen ligger i skuffen. Kommunens indsatsmål er ikke oversat til delmål, og ingen kan sige, hvad der er bestilt.
3. Vurderinger uden observationer. Ord som ‘urolig’ eller ‘afvisende’ uden beskrivelse af, hvad der faktisk skete.
4. Magtanvendelse gemt i et notat. Et indgreb, der kun står i dagbogen og aldrig bliver registreret og indberettet.
5. Vikarer uden dokumentation. Ikke-fastansatte med borgerkontakt, som ikke fremgår af medarbejderoversigten, og hvis introduktion ikke er dokumenteret.
6. Kompetencer på fornemmelse. Kurser og certifikater, som ingen kan finde, når tilsynet spørger.
7. For sen besked om ændringer. Målgruppen eller pladstallet er reelt ændret, før socialtilsynet er orienteret.
8. Adgang, der aldrig lukkes. Tidligere medarbejdere har stadig adgang til systemer med borgeroplysninger.

Tjekliste: dokumentationsoverblik for lederen

Sådan hjælper Pactio Care

Borgerens journal, dagbog og pædagogiske planer hører hjemme i jeres fagsystem – det rører Pactio ikke ved. Til gengæld samler Pactio Care den anden halvdel af dokumentationen: overblik over tilbuddets godkendelse (rammer, pladser og vilkår), bemanding og kompetencer holdt op mod planen, kontrakter, attester og certifikater samlet til tilsyn, samt registrering af tilsynsbesøg, opmærksomhedspunkter og opfølgningsfrister. Så er personaledelen klar, når tilsynet kommer, og I kan bruge tiden på borgerne.