HRCare

Pactio Care · Tilsyn og kvalitet

Årshjul for botilbud: måned for måned med tilsyn, APV, budget og Tilbudsportalen

Et årshjul for botilbud samler de frister og rutiner, der ellers dukker op som overraskelser: budget til socialtilsynet, årsrapport på Tilbudsportalen, APV, ferieår, kompetenceplan og beredskab. Her er et komplet årshjul måned for måned, som I kan tilpasse jeres eget tilbud – med lovfristerne markeret, så I kan se, hvad der er krav, og hvad der er god praksis.

Opdateret · 8 min. læsning · Pactio-redaktionen

Kort fortalt

  • Faste lovfrister for private tilbud: årsbudget senest 1. oktober, årsrapport senest 1. juli, Tilbudsportalen ajourført mindst én gang årligt og straks ved ændringer.
  • Tilsynsbesøg kommer uanmeldt og kan ikke planlægges – men alt det, tilsynet spørger efter, kan holdes klar året rundt.
  • APV-arbejdet skal dække alle arbejdsmiljøforhold mindst hvert 3. år og gennemføres ved ændringer, og arbejdsmiljøet skal drøftes én gang om året.
  • Ferieåret løber 1. september–31. august; planlæg sommerbemanding og vikarer i foråret.
  • Nogle ting hører ikke til en måned: straffeattest før ansættelse, indberetning af magtanvendelse og besked til tilsynet om bekymrende hændelser.

Et botilbud har mange kalendere på én gang: socialtilsynets frister, arbejdsmiljølovens krav, ferieloven, bestyrelsens møder, kurser og de rutiner, der holder kvaliteten. Årshjulet nedenfor lægger dem oven på hinanden, så lederen kan se hele året på én side. Datoerne for private tilbud under socialtilsynet er markeret med (lovkrav); resten er god praksis, som mange tilbud følger.

Bemærk, at kommunale og regionale tilbud samt private tilbud med driftsaftale har andre frister for budget (15. november) og årsrapport (1. maj). Årshjulet tager udgangspunkt i et privat botilbud med kalenderåret som regnskabsår.

Årshjul for botilbud: januar til juni

MånedTilsyn, økonomi og TilbudsportalenPersonale, arbejdsmiljø og kvalitet
JanuarBudget indberettet før 1. oktober skal som udgangspunkt være godkendt af socialtilsynet senest 1. januar (lovkrav). Nyt takstår starter. Tjek, at årets takster og pladstal på Tilbudsportalen stemmerÅrlig arbejdsmiljødrøftelse (lovkrav, tidspunktet vælger I selv): gør status på sidste års mål, og sæt nye. Gennemgå kompetenceudviklingsplanen for året med medarbejderne
FebruarRegnskabsafslutning med revisor starter. Saml nøgletallene til årsrapporten: omsætning, resultat, lønomkostninger, vikarudgifter, kompetenceudvikling, sygefravær og personalegennemstrømningFørste kvartalsgennemgang af de 9 kriterier i kvalitetsmodellen på et personalemøde (se rutinen nedenfor). Introduktionsforløb for vinterens nyansatte afsluttes med kvittering
MartsBestyrelsesmøde: årsregnskab, revisionsprotokol og status på tilsyn. Tjek, at bestyrelsens sammensætning fortsat opfylder lovens krav, og at referater dokumenterer aktivitetGennemgå procedurer for magtanvendelse, vold og overgreb: er de opdaterede, kendte og brugt til læring? Planlæg supervision for resten af året
AprilBudget indberettet mellem 1. oktober og 15. november skal være godkendt senest 1. april (lovkrav). Årlig gennemgang af alle oplysninger på Tilbudsportalen: målgruppe, metoder, normering, faggrupper, lederes CV (lovkrav: mindst én gang årligt)Sommerbemanding: opgør ferieønsker, og find vikarer med de rigtige kompetencer i god tid. Straffeattester for sommervikarer indhentes før ansættelse (lovkrav)
MajKommunale og regionale tilbud samt private med driftsaftale indberetter årsrapport senest 1. maj (lovkrav for dem). Private tilbud: revideret årsregnskab færdiggøres og sendes til socialtilsynet til orientering efter revisionens afslutningAndet kvartals kvalitetsgennemgang. MUS eller udviklingssamtaler med medarbejderne (god praksis) – med kompetencer og trivsel som faste punkter
JuniÅrsrapporten gøres færdig på Tilbudsportalen: nøgletal, sygefravær, personalegennemstrømning, seneste års faglige udvikling, kommende års faglige udvikling og forventede større ændringerIntroduktion af sommervikarer: målgruppe, metoder, procedurer og hvem man ringer til. Beredskab: gennemgå brand- og evakueringsplan med hele personalegruppen før ferien

Årshjul for botilbud: juli til december

MånedTilsyn, økonomi og TilbudsportalenPersonale, arbejdsmiljø og kvalitet
JuliPrivate tilbud indberetter årsrapport på Tilbudsportalen senest 1. juli (lovkrav). Socialtilsynet sender senest 1. juli sin egen årsrapport om tilbuddenes kvalitet videre og offentliggør den på sin hjemmeside – læs den, den viser, hvad tilsynet har fokus påFerieafvikling. Husk, at tilsynet også kommer i sommerperioden, og at vikarer skal kunne svare på tilsynets spørgsmål
AugustBudgetarbejdet for næste år starter: takster, pladser, lønbudget, kompetenceudvikling og planlagte ændringer. Budgettet skal afspejle målgruppe, metoder og planer for faglig udviklingFerieåret slutter 31. august (lovkrav). Tredje kvartals kvalitetsgennemgang. Planlæg efterårets kurser og supervision
SeptemberBestyrelsen behandler budgettet. Overvej, om planlagte ændringer i målgruppe, pladser eller ydelser kræver ansøgning om ændring af godkendelsen – søg i god tidNyt ferieår starter 1. september (lovkrav). Opdatér vagtplanens grundskabeloner efter sommerens erfaringer
OktoberÅrsbudget indberettes til socialtilsynet via Tilbudsportalen senest 1. oktober (lovkrav for private tilbud). Koncernnote indberettes samtidig, hvis I indgår i en koncern eller koncernlignende konstruktionKompetenceudviklingsplan for næste år: hvad kræver målgruppen og metoderne, hvem skal på hvad, og hvad er budgettet? Tilsynet læser planen
NovemberKommunale og regionale tilbud samt private med driftsaftale indberetter budget senest 15. november (lovkrav for dem). Tjek whistleblowerordningen: har I 50 eller flere ansatte, skal I have en intern ordning efter whistleblowerlovenVinterberedskab: sne, strøm, sygdom i personalegruppen. Fjerde kvartals kvalitetsgennemgang. Planlæg juleferiens bemanding
DecemberÅrsafslutning: opgør sygefravær og personalegennemstrømning for året, så tallene til årsrapporten er klar. Gem dokumentation for årets tilsynskontakt, konstateringer og opfølgningFerieafholdelsesperioden for sidste ferieår slutter 31. december (lovkrav) – tjek restferie. Årets APV-status: er der sket ændringer, der kræver revision, og hvornår er 3-årsfristen?

Det, der ikke passer i en måned: løbende pligter

En del af de vigtigste pligter for et botilbud udløses af hændelser, ikke af kalenderen. Dem skal årshjulet minde om ved hver kvartalsgennemgang:

  • Væsentlige ændringer i forhold til godkendelsen (målgruppe, pladser, ydelser, adresse, fysiske rammer) skal oplyses til socialtilsynet straks og af egen drift. Ændringer i tilbudstype, målgruppe, pladser, ydelser og adresse skal også indberettes straks på Tilbudsportalen. Se væsentlige ændringer.
  • Bekymrende forhold og hændelser i tilbuddet skal oplyses til socialtilsynet og borgerens handlekommune uden unødigt ophold – også hvis en anden tilsynsmyndighed har taget skridt over for jer.
  • Straffeattest skal indhentes, inden I ansætter personale, ledere og vikarer.
  • Magtanvendelser registreres og indberettes efter servicelovens regler, og der følges op med læring. Tilsynet læser indberetningerne og ser efter mønstre.
  • Episoder med vold og overgreb registreres, håndteres efter jeres procedure og bruges til læring – også nærved-hændelser.
  • APV skal revideres, når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder eller arbejdsprocesser med betydning for arbejdsmiljøet – fx ny målgruppe, ombygning eller nye vagttyper.
  • Introduktion af hver ny medarbejder og vikar før første selvstændige vagt: målgruppe, metoder, procedurer og ansvar.
  • Tilsynsbesøg kommer uanmeldt og kan ikke planlægges. Læs tilsynsbesøg på botilbud.

Det, der sker hvert 3. år – og hvorfor det ikke er en rytme

AktivitetKravPraktisk råd
APVAlle arbejdsmiljøforhold skal gennemgås mindst hvert 3. år, og APV'en skal revideres ved ændringer. Handlingsplanen skal være skriftlig og tilgængelig for medarbejdere, ledelse og ArbejdstilsynetLæg APV-året fast i årshjulet, og del den op: fysisk arbejdsmiljø, psykisk arbejdsmiljø, vold og trusler, alenearbejde, nattevagter
Lovpligtigt tilsynsbesøgSocialtilsynet skal som minimum besøge tilbud hvert 3. år; samtlige temaer og kriterier gennemgås mindst hvert 3. årTre år er et minimum. Risikofaktorer som højt sygefravær, lederskift eller whistleblows giver besøg oftere, ligesom stikprøver
Egen fuld gennemgang af kvalitetsmodellenIngen lovkrav, men en naturlig makker til tilsynets 3-årsgennemgangBrug tilsynets egne praksiseksempler som spejl. Se socialtilsynets kvalitetsmodel

Kvartalsrutinen: 60 minutter, der holder jer tilsynsklar

Det mest virksomme i årshjulet er ikke de store frister, men en fast rutine, der fanger begyndende skred, før de bliver til risikofaktorer. Mange tilbud lægger den på et personalemøde hvert kvartal. Forslag til dagsorden:

Kvartalsvis tilsynstjek

  • Stemmer Tilbudsportalen med virkeligheden: målgruppe, pladser, metoder, normering, lederes CV?
  • Er alle borgere inden for godkendt målgruppe, og har alle aktuelle mål, som hænger sammen med handlekommunens bestilling?
  • Hvordan ser kvartalets sygefravær, personalegennemstrømning og vikarandel ud – og hvad gør vi, hvis tallene stiger?
  • Er der nye medarbejdere eller vikarer, der ikke har fået introduktion og kvitteret for den?
  • Er straffeattester indhentet for alle ansat i kvartalet?
  • Har vi haft magtanvendelser, vold eller trusler – er de registreret, indberettet og drøftet med læring?
  • Er der sket ændringer, som kræver besked til socialtilsynet eller revision af APV?
  • Er konstateringer og opmærksomhedspunkter fra seneste tilsyn fulgt op inden fristen?
  • Kan den vagthavende finde tilsynsmappen med borgeroversigt, medarbejderoversigt, vagtplan og procedurer uden hjælp?

Typiske fejl i årsplanlægningen

  • At planlægge efter et tilsynsbesøg. Der er ikke længere et årligt besøg at gøre klar til. Kvaliteten skal kunne vises frem hver dag, og risikofaktorerne følges løbende.
  • At lade budgettet være et regneark. Socialtilsynet godkender budgettet som led i tilsynet og ser efter, om det afspejler målgruppe, metoder og faglig udvikling. Inddrag den faglige ledelse i august, ikke i september.
  • At opdatere Tilbudsportalen én gang om året. Én gang årligt er minimum; ændringer i målgruppe, pladser, ydelser og adresse skal ind straks. Manglende opdatering er en risikofaktor i tilsynets risikomodel.
  • At glemme, at APV også gælder nattevagter og vikarer. Alenearbejde, vold og trusler og skæve arbejdstider hører med i kortlægningen.
  • At holde kompetenceplanen i hovedet. Tilsynet ser efter planlagt og gennemført kompetenceudvikling – på papir og i praksis.

Sådan hjælper Pactio Care

Et årshjul virker kun, hvis det minder jer om tingene i tide og samler dokumentationen, når de er gjort. I Pactio Care ligger opgaver og frister samlet med påmindelser, og personale, kompetencer, attester og bemanding holdes op mod jeres godkendelse. Vagtplanen viser bemandingen, fravær blokerer vagter, og I kan finde vikarer med de kompetencer, planen kræver. Tilsynsbesøg, opmærksomhedspunkter og opfølgningsfrister registreres ét sted, og kurser og oplæring kan følges pr. medarbejder. Se Pactio Care eller vagtplanen.

Få årshjulet til at minde jer i tide

Pactio Care samler opgaver, frister og påmindelser med personale, kompetencer og bemanding – holdt op mod jeres godkendelse.

Se Pactio CareBook en demo

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår skal et privat botilbud indberette budget til socialtilsynet?

Senest den 1. oktober i året før det kalenderår, budgettet vedrører. Budgettet indberettes på et skema via Tilbudsportalen, og tilsynet skal som udgangspunkt have godkendt det senest 1. januar.

Hvornår er fristen for årsrapporten på Tilbudsportalen?

Private tilbud indberetter årsrapporten senest 1. juli i året efter det kalenderår, den vedrører. Kommunale og regionale tilbud samt private med driftsaftale har frist 1. maj. Årsrapporten indeholder økonomiske nøgletal, sygefravær, personalegennemstrømning og faglig udvikling.

Hvor ofte skal vi lave APV på et botilbud?

APV-arbejdet skal som minimum komme omkring alle arbejdsmiljøforhold hvert 3. år og derudover gennemføres, når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder eller arbejdsprocesser med betydning for arbejdsmiljøet. Handlingsplanen skal være skriftlig og tilgængelig. Derudover skal arbejdsmiljøet drøftes én gang om året.

Hvor ofte skal Tilbudsportalen opdateres?

Mindst én gang årligt skal I indberette ændringer af oplysninger om tilbuddet. Ændringer i tilbudstype, målgruppe, antal pladser, ydelser og adresse/fysiske rammer skal indberettes straks.

Skal vi have en whistleblowerordning?

Arbejdspladser med 50 eller flere ansatte skal have en intern whistleblowerordning efter whistleblowerloven. Uanset størrelse skal borgere og ansatte kende socialtilsynets egen whistleblowerordning, som tilsynet har pligt til at oplyse om.

Kilder

Artiklen er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning i en konkret sag. Tjek altid jeres overenskomst og de aktuelle regler, og søg rådgivning ved tvivl.

Læs også